ワンランク上の対応を！スマートな「お礼メール」のマナー6選

仕事をしていると、感謝の気持ちを伝えるために、取引先などにお礼メールを送ることは多いですよね。

そんなお礼メールで、知らず知らずのうちにマナー違反をしていたら、せっかくの機会に相手に悪印象を与えてしまうかもしれません。

そこで今回は、お礼メールの書き方のポイントを、NG例とあわせてご紹介します。

NG1：感謝の気持ちを伝えたいがために本文が長すぎる

出典: baranq/shutter stock

日頃の感謝の思いや、尊敬の念などから、お礼のメールがまるで絵巻のごとく、長すぎてしまうのはNGです。読んでいると熱意を感じるかもしれませんが、画面上では読みづらくなってしまうため、ビジネスマナーとしてはふさわしくありません。

あくまでお礼のメールでは、文章は短く簡潔にまとまっていることがポイント。もし上手くまとめられない……というときは、5W3H（日時・場所・対象者名・件名・目的・方針・料金・数量）を意識すると良いですよ。読みやすいように、メール本文中では適度な改行も使ってみてくださいね。

お礼メールをきっかけに、次回のお約束につなげることができるとよりGOOD！　書ききれなかった感謝の思いは、次回会ったときに直接伝えましょう。

NG2： タイミングを考えず数日後に送る

出典: ImYanis/shutter stock

お礼のメールを送ろうと思ったまま送り忘れていて、数日経ってしまった……なんて、マナーとしてNG。

メールで感謝の気持ちを伝えるのであれば、その日中に送るのがベストでしょう。ですが、もしメールを送るのが夜遅い時間帯になってしまうのなら、翌日の午前中までに送信するようにしましょう。

お礼のメールを送るのは翌日の“就業前”が好印象。相手が出社し、新着メールを確認しあなたが早くメールを送ると、“義理堅い”“しっかりしている”とポジティブに受け止められることでしょう。

どんな文章を書けば良いのか悩んでいるうちに時間が経過してしまうこともありますよね。そんなことにならないよう、今から正しいメールの文面を覚えておきましょう。

NG3：敬語表現が間違っている

出典: ImYanis/shutter stock

ビジネスパーソンなら正しい敬語をマスターしておきたいところ。しかし、中には間違った表現をそのまま使ってしまっている方も少なくありません。特にお礼のビジネスメールは、相手を不快な気持ちにしないよう、言葉遣いには気をつけましょうね。

たとえばお願いしていた資料が手元に届いたときに送るお礼メールに相応しい言葉遣いはこちらです。

「御社製品の資料が、本日私の手元に届きました。迅速な対応ありがとうございます。来週中にはサンプルを完成させる予定ですので、できあがり次第ご連絡します」

尊敬語と謙譲語の違いなどに注意して、正しい言葉遣いを意識しましょうね。

NG4：本文に要件が書いてあるから「件名」は省略した

出典: Klever LeveL/shutter stock

お礼メールにかかわらず件名はマスト。メールの本文にしっかりお礼の気持ちが伝わる内容を書いているから……といって、省略するのはNGです。

忙しいビジネスパーソンの中には、1日に大量のメールを受信している方も少なくありません。相手がひと目で、どんな内容のメールか、わかるように件名を記入しましょう。

たとえば「〇月〇日打ち合わせの御礼」とすると、パッと見ただけでお礼のメールだということが伝わりますね。このように、タイトルだけでも要件が想像できるような気遣いをお忘れなく。

NG5：時候の挨拶から書く

出典: Undrey/shutter stock

お礼の手紙の書き方は最初に前文、時候の挨拶をかきます。拝啓からはじまり「暑い日が続きますが、みなさまはお変わりなくおすごしのことと思います」という流れですね。

次に具体的な内容とお礼の言葉、感謝の気持ち、最後に再度お礼の言葉、という順番で構成していきます。

しかし、メールの基本ルールとして、時候の挨拶は省きます。スピーディーなやり取りを行うメールにおいて、お礼状のような文言を毎回書いていると大変ですよね。

ですからメールの場合は「お世話になっております」の簡単なあいさつをし、“具体的なお礼”と“感謝の気持ち”を書くのがポイントです。

NG6 ：いきなり本題に入る

出典: Klever LeveL/shutter stock

簡単な挨拶である「お世話になっております」から「昨日はありがとうございました」と続き、「具体的に何がよかったのか」について書くのを忘れないようにしましょう。

これがないと、相手に冷たい印象を与えてしまいます。「プロジェクトについて打ち合わせ出来たのが良かった」など具体的に記載し、最後に「引き続きよろしくお願いいたします」などのお礼を添えます。

せっかく感謝の気持ちを伝えるためにメールを送っているのに、NGマナーになってしまっていてはガッカリですよね。いざというときにきちんとしたメールが送れるよう、マナーを確認しておきましょう。

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※ baranq、ImYanis、Klever LeveL、Undrey/shutter stock

※ こちらの記事はGATTAの過去掲載記事をもとに作成しています。