TOP ビューティー 知らない間にイラつかせているかも!? ビジネスメールのNGマナー3つ

知らない間にイラつかせているかも!? ビジネスメールのNGマナー3つ

2019.01.03

メールは手軽に使えるので、ついマナーを忘れてしまいそうになる方もいるかもしれません。

取引先の人に対して送信したメールが、知らず知らずのうちにマナー違反をしていて、会社の印象を悪くしてしまった……なんて事態は絶対避けたいところ。

そこで今回はマナー講師の経験もある前濱瞳さんに、ビジネスメールのNG表現について教えてもらいました。参考にしてみてくださいね。

 

NG1:曖昧な文章で内容が入ってこない

よくありがちなNGマナーその1は、“曖昧”なメール。たとえば、大事な要件の前後の文章が長く、瞬時に内容が把握できないメール……送られてきた経験がある方もいるのでは?

出典: g-stockstudio / shutterstock

メールはあくまでも、シンプルかつ分かりやすい文章を作成するのが必要最低限のマナー。どのように作成すれば良いのか、要点を下記にまとめるので参考にしてくださいね。

(1)件名は要件を明確に

件名で要件を瞬時に把握できるようにすれば、相手にも内容が伝わりやすくなります。

(2)「○○様」と本文冒頭に入れる

誰に対してのメールなのか分かりやすくするために、相手の名前を冒頭に記載しましょう。もし、所属部署が分かるなら、あわせて記載するとさらに伝わりやすくなります。

(3)はじめに名乗る

宛先の次に、自分が所属する会社名と名前を書けば、誰からのメールか瞬時に把握してもらえます。もし初めてメールを送る相手なら、簡単な自己紹介をするのも忘れずに。

(4)時候の挨拶は不要

ビジネスメールの場合、基本的に頭語や時候の挨拶は不要です。覚えておきましょう。

 

NG2:フランクすぎる顔文字・機種依存文字による文字化け

出典: GaudiLab / shutterstock

まれにビジネスメールに顔文字を入力している方がいますが、やはり場合によってはNGマナーになります。顔文字を入力することで砕けた印象になるので、そのほうが良いこともありますが、あくまで業務上のメールということをお忘れなく。

先方から顔文字が入力されたフランクなメールを受け取ったときには、こちらも顔文字などを使用して返信しても良いかもしれませんね。

また、機種依存文字を利用すると、文字化けを引き起こしかねません。注意しましょう。メールを作成し終えたあとに、機種依存文字が含まれていないか一度チェックしてくださいね。

 

NG3:メールが簡素すぎる

メール内容が簡素すぎて、必要な情報が足りていない……。これは、自分でも気が付きにくいポイントです。

自分では内容を理解していても、相手には伝わらないことも。送信前に必ず受信者の気持ちになってメールを読み返すのが良いでしょう。

また、要点を箇条書きにしてまとめたり、段落を区切ったりして、読みやすいメールを心がけることも大切ですよ。

 

メールを送信する前に! 今回の記事でご紹介したポイントを参考にしてみてくださいね。

【参考文献】

※ 『私を磨く! 毎日が輝く! 女性のビジネスマナー』(松本昌子監修) / ナツメ社

【画像】

※ Zoriana Zaitseva、g-stockstudio、GaudiLab / shutterstock

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