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「とんでもございません」もダメ!? やりがちだけど実はNGな電話対応5つ

2018.11.25

仕事での電話対応は、いつになっても緊張するもの。メモを取るのは基本としても、担当者を呼び出してもらうときの言葉遣いはこれで良いのか?など、考え出すと止まりません。

そこで今回は、具体的な例を出しながら、どんな職種でも知っておいてほしい電話でのNGマナーについてまとめました。ぜひ参考にしてください。

 

NG1:会社では使わない言葉の代表「もしもし」

出典: Monkey Business Images / Shutterstock

ビジネスシーンでの電話では受話器を取り「はい、○○社でございます」と出るのが基本ですので、最初の「もしもし」は必要ありません。

基本的には呼び出し音が3回鳴るまでに電話に出ましょう。そして電話に出たら「はい○○社でございます」でOKです。3回以上コールが鳴った場合は「お待たせいたしました、○○社でございます」としましょう。

なお担当部署直通の外線電話の場合は「○○社〜部でございます」とし、内線の場合は「○○部(自分の名前)です」と名乗ります。

 

NG2:「問題なければ私がご用件を承ります」という言葉遣い

電話応対などをしていると、つい言ってしまいがちなNG表現。クッション言葉をはさみ、相手にソフトな印象を与えようという気持ちは感じ取れますが、どこが間違っているのでしょうか?

ここでは“問題なければ”という表現がNGです。正しくは“差し支えなければ”。ただ単純に「私がご用件を承ります」と伝えるよりも、クッション言葉を使うことで、相手への配慮を示すことは大切なポイント。正しい言葉遣いで、より好印象に近づきましょう!

 

NG3:「とんでもございません」という表現

お客様から感謝されて「とんでもございません」と返事をしている方は年齢問わず非常に多いでしょう。NG例であることに驚いている方も多いのではないでしょうか。“とんでもない”は“かたじけない”などと同様、その6文字でひとかたまりの言葉です。“ない”の部分だけ切り離して丁寧語に言い換えることはありません。

「とんでもないです」が正解なので覚えておきましょう。

 

NG4:取引先からの連絡に「ちょっと待っていただけますか?」

出典: Antonio Guillem / shutterstock

問い合わせの電話にすぐに対応できない場合もあると思います。焦ったときに出がちなので要注意ワードなのは「ちょっと待っていただけますか?」。デスクの上の資料をガサゴソ探しながら言ってしまったことがある人も多いのではないでしょうか。

こういった場合は「申し訳ございません、至急お調べいたしまして、のちほど改めてお電話させていただいてよろしいでしょうか?」などと断っていったん電話を切り、折返し電話を入れるようにしましょうね。

 

NG5:相手に注意されかねない「ガチャ切り」

終わりよければすべてよしというように“電話の切り方”は大事なポイントです。

携帯電話が主流の現在は、電話を切っても“プチ!ツーツーツー”という電子音が鳴る程度ですが、受話器タイプは勢いよく置いてしまうと“ガチャ!”と耳障りな音が鳴ってしまい、相手に不快感を残すこともありますよね。いわゆる“ガチャ切り”というものです。

また自分から電話を切るということは“会話の主導権はこちらにある”という意思表示になりかねませんので、必ず相手が電話を切るまで待ちましょう。

受話器タイプの電話の場合は、通話を終了するフックボタンを先に指でおさえた上で、受話器を静かに置くのがベストです。

 

突然の電話にも慌てずスマートに対応するため、ぜひ参考にしてくださいね。

【参考】

※ 『女性のビジネスマナー―好感度も信頼も手に入れる!』(監修 吉田 博子) / 成美堂出版

※ 『ビジネスマナーの基本講座 第一印象からビジネスは始まる!』(ANAラーニング監修) / 成美堂出版

※ 山岸弘子『あたりまえだけどなかなかできない敬語のルール』明日香出版社

※ 福田健『きれいな敬語の使い方、話し方』主婦の友社

※「お休みをいただいております」は間違い?電話で言いがちなNGワード

※ 電話応対のマナー大丈夫?知っておきたい「やりがちNGパターン」4つ

※ 「問題なければご用件を承ります」もダメ?やりがちNG言葉遣い4つ

※ 「とんでもございません」もダメ!? 意外とNGなビジネス敬語3つ

【画像】
※djile、Monkey Business Images、 Antonio Guillem / shutterstock

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