非常識だと思われたくないなら…転職＆異動時の引き継ぎポイント5つ

転職や異動などで職場から離れてしまうときに行わなければならないのが“業務の引き継ぎ”です。なるべく後任者に迷惑をかけず、取引先に非常識と思われないよう、スマートに引き継ぎをしたいところですよね。

そこで今回は、仕事を引き継ぐ際のマナーについてご紹介します。

1：引き継ぐ項目を整理する

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仕事を引き継ぐとき、内容が曖昧になってしまうと後任者に迷惑をかけてしまう恐れがあります。職場を離れる時期が決まったら、まずは残りの出勤日数をカウントして業務スケジュールの管理をするようにしましょう。

また、業務を振り返り、後任者は誰になるのかを確認するなど頭の中を一度整理することが必要です。まだ整理が途中の段階で細々と業務の引き継ぎをはじめると、自分だけでなく周囲を混乱させてしまうことも……。整理がついた段階で後任者に引き継ぎの説明をすると良いでしょう。

2：お役立ち情報も引き継ぎをする

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ここでいう“お役立ち情報”とは、業務をするうえで自分が培った“ちょっとしたコツ”などのことです。ほかにもリサーチしたお客様の情報を引き継いでおけば、お客様にも後任者にも迷惑がかからずスマートに対応ができるでしょう。

どんな小さな情報でも、右も左も分からないような後継者にとっては知っておきたいポイントです。このような情報はデータとして日頃からまとめておくと、引き継ぎのときもスムーズに対応できそうですね。

ここまで丁寧に引き継ぎができれば、自身の印象も良い状態で職場を離れることができそうです。

3：後任者のケアもする

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異動後に何の音沙汰もなく後任者に業務を任せっきりにしているという不満を耳にすることがあります。いくら引き継ぎをしたからといって、後任者が初めて対応する業務だとしたら少なからず不安を抱えていることが考えられるため、異動後はちょっとしたことでも連絡をしてあげると良いかもしれません。

「なにか困ったことがあったらいつでも連絡してください」という一言だけでも、後任者の気持ちも少しは楽になるはず。後任者のケアも頭の片隅に入れておくといいでしょう。

4：後任者の紹介をする

もし、自社ではなく外部の会社と接点がある業務の引き継ぎがある場合は、後任者を連れていき紹介するようにします。

後任者がいない場合は、引継ぎ事項を書面にして閲覧できる状態にしておくのもポイントです。忘れずに準備するようにしましょう。

自分がいなくなることで業務に支障をきたしてしまうなんてことのないようにしましょう。

5：あいさつを忘れずに

異動や転職が決まったら、お世話になった方へメールやハガキといった文面で挨拶状を出すようにします。

電話での連絡になると不在の場合に相手が折り返しをすることになり、相手の時間を奪ってしまうためメールやハガキがベターでしょう。

親密にお取引のあった相手であれば、簡易的なメールでのお知らせより、ハガキのように手間のかかったツールのほうが思いが伝わりやすくなるはず。今後のお付き合いにも関わってきますので、ベストな方法で報告ができると良いですね。

異動や転職のとき“また仕事がしたいな”と惜しまれながら職場を離れることができるとベストですね。

【参考文献】

※ 『私を磨く！毎日が輝く！女性のビジネスマナー』（松本昌子監修）/ ナツメ社

【画像】
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