TOP ビューティー 意外と盲点?取引先にメールを送る前にチェックすべき「NGポイント」8つ

意外と盲点?取引先にメールを送る前にチェックすべき「NGポイント」8つ

2020.03.21

取引先との連絡手段として便利なビジネスメール。いつのまにか自己流になっていませんか?

そこで今回はマナー講師の西谷依里子さんに、取引先にメールを送る前にチェックすべき“NGポイント”を教えてもらいました。

取引先にメールを送る前にチェックしておきたいポイント

出典: fizkes / Shutterstock

1:会社名や言葉を短縮する 

株式会社を(株)、有限会社を(有)のように、短縮で表記するのは失礼です。また、「スタバ」や「なるはや」などのように場所や言葉を短縮するのもNG!

きちんと表記しましょう。

2:長い件名

件名は短く、ひと目で用件がわかるようにしましょう。

例えば、「〇〇のお願い」「○○分ご請求書につきまして」レベルの簡潔さがベスト!

3:いきなり本題に入る

対面や電話と同様に、ビジネスメールでもまずは“あいさつと名乗ること”が基本です。頻繁にやり取りをしている相手であっても、「お世話になっております。○○会社の△△でございます」とはじめに名乗りましょう。

4:改行がない

“丁寧・読みやすい・わかりやすい”がビジネスメールの鉄則です。内容はなるべく簡潔にまとめ、3~5行で改行すると見やすいメールに。

内容が変わるときには必ず改行をしましょう。1文は25~30文字程度がおすすめです。内容が長くなる場合であれば資料を作成し、メールに添付するなどの工夫をしましょう。

5:顔文字やマークを使う

会社を代表してメールをしていることを忘れずに! プライベートメールではありませんので顔文字、星やハートなどのマークや(笑)(泣)などの表記も、ビジネスメールにはふさわしくありません。

6:日付を表記する際に曜日を記さない

必ず日時表記の際は、曜日も記載しましょう。お互いの勘違いを未然に防ぐことができます。

7:漢字が多すぎる

漢字が多すぎると、読みにくい文章に。目安として、漢字とひらがなは3:7くらいの割合がおすすめです。

8:添付データの容量が大きい

会社によっては、受信できるデータ容量を制限しているところもあります。大きすぎると、受信に時間がかかったり、エラーでメールが届かなかったりする可能性があります。データ容量は2MBくらいに収めましょう。

大きい場合は、データを圧縮する、ファイル転送サービスの活用、データを分けて送信するなどの工夫をしましょう。

 

受け取る相手の気持ちになって作成することが一番重要なポイント。

また、緊急のときやニュアンスが伝わりにくい内容の際には、メールではなく、電話がベストです。状況によって連絡手段を使い分けましょう!

【画像】
MarHo、fizkes / Shutterstock

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