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意外と基本?仕事ができる人が実践するビジネスシーンでの振る舞い9選

2019.03.31

社内で、「この人、仕事できる」と感じる人っていますよね。そんな人たちの共通点は、言葉遣いや行動の基本的なポイントを押さえていること。それらを身に着ければ、社内で「仕事ができる」と一目置かれるかもしれません。

そこで今回は、仕事ができる人が実践している、会社での振る舞い方をシーン別にご紹介します。

 

1:急ぎの内容をすぐに対応してほしいとき

出典: SFIO CRACHO / Shutterstock

切羽詰まった状況では、つい相手への気遣いがおざなりになってしまうことも……。特に急ぎの案件の場合は、「本日中に確認してください」と強く言ってしまい、それで印象を悪くしてしまっては損ですよね。

こんなときは「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇の件を本日中にご確認いただきたいのですが、お時間とれますでしょうか?」と伝えてみてください。

さきほどと同じく、案件を本日中に対応してほしいという内容は同じですが、言い回しを変えるだけで印象がガラリと変わりますよね。急ぎであっても、物事を頼むときは相手に配慮するような一言をそえるのがポイントですよ。

 

2:上司に自分の意見をバシッと伝えたいとき

出典: SFIO CRACHO / Shutterstock

仕事ができる人といえば、自分の意見をハッキリ伝えることができる印象がありますよね。ですが、言葉遣いによっては、相手が不快に感じてしまうケースも少なくありません。

なかでも否定的な言葉遣いである「お言葉ですが〜」からはじまる表現は、悪印象につながりやすいので要注意! しかも、相手が目上の立場である上司の場合、生意気な後輩とあらぬレッテルをはられてしまうかもしれません。

まずは上司の意見を尊重した上で、自分の意見を伝えることを心がけましょう。具体的には「部長の〇〇という意見も、ごもっともだと思います。私といたしましては〜〜という案も捨てがたいのですが、いかがでしょう?」という言い回しです。まず相手の肯定から始めることで、話を聞いてみようという印象にアプローチできますよ。

 

3:不快感を与えずに修正をお願いしたいとき

出典: KimSongsak / Shutterstock

お願いしていた資料が戻ってきてチェックをしたところ、大部分が間違っていてこれでは使い物にならない!というケースも稀に起こるでしょう。時間がないときに、初歩的なミスをされるとつい怒ってしまいそうですが、そこはスマートな言葉遣いでくぐり抜けましょう。

「これではダメです。修正してください」では、言われた相手もイラッとしてしまいそうですよね。そんなとき「資料の内容をもう一度お確かめいただけますか?」とやんわり提案してみましょう。

さらに具体的な修正点を指摘することも相手への思いやりのひとつ。ぜひ試してみてくださいね。

 

4:謙遜しながらもお礼を伝えたいとき

出典: fizkes / Shutterstock

たとえば、オフィスに訪れた取引先の方が手土産を持ってきてくれたとき、つい謙遜しながら「わざわざすみません」なんてお礼を伝えていませんか?

自分としてはありがたい気持ちでいっぱいでも、こう言われると「迷惑だったかな?」とマイナスイメージを抱く方もいるでしょう。ビジネスシーンでは、相手の思いやりに、気持ちよく答えることも大事です。

さて、こういった場面では笑顔で「ご丁寧にありがとうございます」と伝えてみましょう。謙遜がネガティブな印象になってしまわないよう、言葉選びには気をつけたいですね。

 

5:電話口で柔らかいニュアンスの否定をしたいとき

出典: Monkey Business Images / Shutterstock

ビジネスシーンでは電話による対応も重要なポイントです。なかでも、どうしても否定しなければいけない質問への返答には、言葉遣いに気をつけたいところ。返答次第では、クレームが発生してしまうトラブルも考えられます。

些細なケースでは、「田中はいません」など、担当者の不在を伝える場面。このように否定形では語尾が「〜ません」と強い言い回しになってしまいます。表情が見えない電話では、柔らかいニュアンスで断るように配慮しましょう。「田中は席をはずしております」といったように、語尾を肯定形の「〜ます」へ変換するだけで、やわらかいニュアンスに変わりますよ。

 

6:会議中に資料を見て欲しいとき

出典: GATTA(ガッタ)

重要な会議では、さまざまな資料を参考に話し合いをしますよね。そんな緊張感のある会議で「こちらの資料を見てください」と言うと、なんだかぶっきら棒な印象になってしまいませんか?

ただでさえ張り詰めた空気感の会議では、ちょっとした一言で、場を和ませたいですよね。こういったシーンでは「参考に資料をお持ちしましたので、お目通しいただけますか」と言ってみてはいかがでしょう?

「見てください」よりも丁寧な言い回しですよね。長時間の会議で疲労が見えるようなシーンでこそ、相手を思いやる言葉遣いで、場を和ませてあげましょう。

 

7:反対意見を出すとき

出典: Monkey Business Images / shutterstock

会議中などのシーンでは、時にはお互いの主張が飛び交う瞬間もありますよね。しかし、相手を言い負かすような強い表現では、余計に口論がヒートアップしてしまうかも……。そんなシーンも思いやりのある一言で冷静さを失わないのが、スマートなビジネスパーソンでしょう。

つい反対意見を言うときには「でも」から始まるような直接的な否定表現を使いがちですが、やわらかく話すように意識するだけで、印象がガラリと変わりますよ。

具体的には「あえて反対意見を申し上げますが」や「とても良いご意見だと思います。ただ、少し気になる点がありまして……」といった言葉を挟むとどうでしょう?同じように反対意見を伝えたいシーンでも、言葉遣いを工夫するだけで、落ち着いた話し合いができるでしょう。

 

8:問題や改善の提案をしたいとき

出典: g-stockstudio / Shutterstock

提案が浮かばず、会議が難航してしまうシーンもあるでしょう。行き詰まったときには、重苦しい空気が会議室を包み込む。こんな場合に、問題や改善の提案をしたいときはどう伝えるのがよいでしょうか?

ここでは、簡潔に述べることがキーポイントです。まるで鶴の一声のように「まず結論から申し上げます」と問題提議や、改善の提案をおこないましょう。こういった行き詰まった場面では、分析データや資料をなんとなく読み上げてしまいがちですが、結論から述べることで、より明確な提案ができます。

次にデータを使用しながら、具体的に説明していくことで、より相手に伝わりやすいですよね。こうして滞った空気に風穴をあけることで、周りからも新しい意見が飛び出すきっかけにもつながるでしょう。

 

9:スマートに報告をしたいとき

出典: Leonardo da / Shutterstock

ビジネスパーソンにとって必要不可欠な報連相の“報告”。“仕事ができる”と思われる人の報告の仕方には、共通する基本的なポイントがあるんです。重要なのは話の順序。結論→理由→経過の順に伝えましょう。

報告を受ける側の上司がまず知りたいのは結論。「話が長くて、結局何を言いたいのかわからない」と眉をひそめられてしまってはガッカリですよね。結果から先に伝えることが、スマートな報告のポイントです。

最初に“結論”をしっかり報告したら、次に大切なのは、なぜその結論になったのか“理由”を説明することです。この順番が逆になってしまうと、理由を延々と述べているようで、それが言い訳がましく聞こえる危険性があります。

「昨年、新しいシステムを導入したばかりなので、しばらくは現状維持とのことです」といったように、簡潔にまとめると良いでしょう。よりスマートにまとめるには“報告”に欠かせない5W3H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくら・どれぐらい)にあてはめて考えるのがおすすめですよ。

結論から始まり、その理由まで伝えたら、“経過”を補足しましょう。この順番で報告をすると内容が伝わりやすいです。また、“そのこと”や“例の件”といった、あいまいな表現を使っていると、聞き手と情報の不一致が起きてしまうケースがあるので、主語に気をつけて。「先方には昨日も伺いましたが、返事は変わりませんでした」のように、情報をクリアに伝えることを意識しましょう。

 

ちょっとした言動の違いで、印象は大きく変わるもの。どんな状況でもスマートなコミュニケーションで、「この人、仕事できるな」と一目置かれる存在を目指しましょう。

【画像】
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※ こちらの記事はGATTAの過去掲載記事をもとに作成しています。
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