社会人として気を付けるべき「ビジネスメールの書き方」10のポイント

ビジネスパーソンであれば、メールにおける正しいマナーは身につけておきたいですよね。でも案外あいまいな部分が多くて、自信がないという人も少なくないはず。

そこで今回は、NG例とあわせて、ビジネスメールの書き方をご紹介します。ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

NG1：初めてメールする相手に「お世話になっております」

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“お世話になっております”はメール本文の書き出しに入る挨拶ですが、初回からこれを入れてしまうのはNGです。

会社同士で交流があったとしても、メールを送る側と送られる側の双方でやり取りがはじめての場合はきちんとした挨拶を入れることが大切です。

「お世話になっております、◯◯の山下です」という書き方だと「あれ、いつ会った人だろう？」と考えさせてしまうので、「はじめてご連絡差し上げます、◯◯の山下と申します」とするのが正解です。

「拝啓 貴社益々ご清栄のことと〜」というような手紙で使われる丁寧な言い回しはあまりにも長いので止めたほうが無難です。

 

NG2：本文に要件が書いてあるから「件名」は省略した

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メールの内容にかかわらず件名はマスト。メールの本文にしっかり内容を書いているから……といって、省略するのはNGです。

忙しいビジネスパーソンの中には、1日に大量のメールを受信している方も少なくありません。相手がひと目で、どんな内容のメールか、わかるように件名を記入しましょう。

たとえば「〇月〇日打ち合わせの御礼」とすると、パッと見ただけでお礼のメールだということが伝わりますね。このように、タイトルだけでも要件が想像できるような気遣いをお忘れなく。

 

NG3：文章が曖昧で詳細の内容が伝わらない

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メールにおいて一番気を付けたいポイントは、“文章が曖昧になってしまっていないか”という点。

場合によっては、相手に要件や言いたいことが伝わらず、内容の確認のために再度メールを送る必要が出てくることも……。また、「先ほどのメールの件なのですが……」と先方から電話で確認が入ったというケースも多々あり、これではせっかくのメールの便利さを活かしきれていませんよね。相手の業務進行にも支障をきたしてしまうことも考えられます。

できる限り簡潔に作成するようにしましょう。

 

NG4：添付ファイルなど必要な情報が抜け落ちている

メールでよくありがちな失敗としてあげられるのは“必要な情報が足りない”ということ。

大切な要件の前後の文章が多くなり、文章をまとめきれず必要な情報を入力し忘れてしまう……という方が多いようです。

送信完了をしてから「しまった！肝心な部分が抜け落ちている」と焦っても、もう遅いですよね。相手は重要な内容が記載されていないメールを読んで「結局あの内容はどうなったのだろう」と不安を感じてしまいます。

メールを作成するときのポイントは“5W2H（いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように、どれくらい）”。これらを意識するだけで、まとめやすくなり、簡潔で分かりやすい内容に仕上げることができますよ。メールを受け取った相手も、読みやすい内容で、助かることでしょう。

 

NG5：返信が遅い

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緊急性のある電話での対応と違い、いつでも好きなタイミングで返事ができるのがメールの良いところですが、ときにはそれが原因で予期せぬトラブルに発展してしまうことも……。

特にビジネスという場面においては、返信の早さを求められることもありますよね。職種によっては、レスポンスの早さが評価の基準になっていることもあるでしょう。文面で緊急性が感じ取れなくても、レスポンスは早めにするのがビジネスマナーです。

もし仮に、返事に困るような内容で、確認が必要だとしても「確認いたします」と返事をしておくと相手も安心してくれるでしょう。

 

NG6：区切りがなく文章が読みにくい

文字がたくさん羅列しているような長文のメールは、何が言いたいのか分かりにくくなってしまいます。

“内容の区切りはどこか”を意識して、分かりやすくメールを作成するように心がけましょう。このとき、伝えたい内容の区切りに合わせて改行したり、ひとまとまりごとに見出しを付けたりするのも良いですね。

 

NG7：「私的には」を使って主張をぼかす

「私的には◯◯と考えておりますがいかがでしょうか？」というメール文は一見丁寧に見えますが、冒頭の“私的には”はNGです。
主張をぼかすために“私的”あるいは“自分的”という表現を使う人もいますが、「わたくしといたしましては◯◯と考えておりますがいかがでしょうか？」というのが正解。

普段から口にしている言葉はメールでもつい使用してしまいがち。日頃から正しい敬語を心がけるようにしましょう。

 

NG8：感謝の思いを伝えたいがために本文が長すぎる

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日頃の感謝の思いや、尊敬の念などから、お礼のメールがまるで絵巻のごとく、長すぎてしまうのはNGですよ。たしかに読んでいると熱意を感じるかもしれませんが、画面上では読みづらくなってしまうため、ビジネスマナーとしてはふさわしくありません。

あくまでお礼のメールでは、文章は短く簡潔にまとまっていることがポイント。もし上手くまとめられない……というときは、5W3H（日時・場所・対象者名・件名・目的・方針・料金・数量）を意識すると良いですよ。読みやすいように、メール本文中では適度な改行も使ってみてくださいね。

また、お礼メールをきっかけに、次回のお約束につなげることができるとよりGOOD！　書ききれなかった感謝の思いは、次回会ったときに直接伝えましょう。

 

NG9：お礼メールを数日後に送信

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お礼のメールを送ろうと思ったまま送り忘れていて、数日経ってしまった……なんて、マナーとしてNG。

メールで感謝の気持ちを伝えるのであれば、その日中に送るのがベストでしょう。ですが、もしメールを送るのが夜遅い時間帯になってしまうのなら、翌日の午前中までに送信するようにしましょうね。

どんな文章を書けば良いのか悩んでいるうちに時間が経過してしまうこともありますよね。そんなことにならないよう、今から正しいメールの文面を覚えておきましょう。

 

NG10：言葉遣いが相応しくない

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ビジネスパーソンなら正しい敬語をマスターしておきたいところ。しかし、中には間違った表現をそのまま使ってしまっている方も少なくないでしょう。特にお礼のビジネスメールは、相手を不快な気持ちにしてしまわないよう、言葉遣いには気をつけましょうね。

たとえば、お願いしていた資料が手元に届いたときに送るお礼メール。相応しい言葉遣いはこちらです。

「御社製品の資料が、本日 私の手元に届きました。迅速な対応ありがとうございます。来週中にはサンプルを完成させる予定ですので、できあがり次第ご連絡します」

尊敬語と謙譲語の違いなどに注意して、正しい言葉遣いを意識しましょうね。

 

メールは顔が見えないからこそ、マナーをしっかり守って、取引先や上司との信頼関係を保ちたいですよね。信頼される社会人であるためにもしっかり頭に入れておきましょう！

【画像】

Gaudilab、 Dean Drobot、 oatawa、 Stokkete、SFIO CRACHO／Shutterstock

※ こちらの記事はGATTAの過去掲載記事をもとに作成しています。