突然「お世話になっております」はNG!? ビジネスで不快感を与えないためのメールのマナー

ビジネスで取引先の会社の人や上司にメールを送りますよね。言葉の選び方や文章の内容によっては不快感を与え仕事に差し支える可能性も。

今回は例文も交えながら、ビジネスシーンでのメールの書き方や表現方法、そしてNGになることをまとめました。この記事を参考に自分なりにポイントをまとめ、実務で活かしてくださるとうれしいです。

 

取引先の相手に初回の挨拶なしで「お世話になっております」はNG

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“お世話になっております”はメール本文の書き出しに入る挨拶ですが、初回からこれを入れてしまうのはNGです。

会社同士で交流があったとしても、メールを送る側と送られる側の双方でやり取りがはじめての場合はきちんとした挨拶を入れることが大切です。

「お世話になっております、◯◯の山下です」という書き方だと「あれ、いつ会った人だろう？」と考えさせてしまうので、「はじめてご連絡差し上げます、◯◯の山下と申します」とするのが正解です。

「拝啓 貴社益々ご清栄のことと〜」というような手紙で使われる丁寧な言い回しはあまりにも長いので止めたほうが無難です。

 

なんでもかんでも「させていただく」という表現で不快感も？

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ビジネス敬語において違和感があるのが、“〜させていただく”を多用している言葉遣いです。言っている本人はとても丁寧に伝えているつもりになっているのですが、ビジネス敬語としてはNG。メールで使用してしまっている人もいるのではないでしょうか。

たとえば「心からお詫びさせていただきたいと思います」という言葉遣いもNGです。ここでの“〜させていただきます”は、「あなたの許しを得て○○を行います」という意味を持ち、へりくだる気持ちを強く表している謙譲語です。そのため、正しく使わないとなんだか恩着せがましい印象を与えてしまうことも。「心からお詫び申し上げます」の方がベターです。

なんでもかんでも“させていただく”を使えば良い、というわけではありません！　「ぜひ出席させていただきます」のように、謙譲語としてふさわしいシーンであればぴったりですね。

 

社会人が謝罪するときに使う言葉のマナー

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なにか間違いをした際に「すみません」とつい言ってしまうことがあるのでは？　実は「すみません」もNGな言葉遣いです。

「すみません」は感謝と謝罪の意味が込められているので、きちんと「申し訳ございません」と「ありがとうございます」を使い分けるよう意識するようにしましょう。まるで“バイト言葉”のようにカジュアルな「すみません」は大人の女性にはふさわしくないので要注意！　ビジネスパーソンであれば、美しい言葉遣いを心がけたいですね。

 

丁寧語？「お」と「ご」の使い方も状況によっては注意

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ビジネス言葉遣いでありがちなのが、むやみやたらに“お”と“ご”を使ってしまうことです。

自分では丁寧な言葉遣いを意識していると思っていても、“お”や“ご”を使うときにはルールがあるため、場合によっては失礼にあたることがあります。

基本のルールとしては、“相手の所有物や行動、相手からの行為や物事”に対して用いることが正しい使い方です。覚えておくと良いでしょう。

 

文章の内容を読み直して確認しないのはビジネスマナーとしてNG

送信前の読み直しは忘れずにしていますか？　案外忘れがちなので、送信前には必ず読み直しをするよう心がけましょう。読み直しをする際のポイントについては、下記を参考にしてみてください。

（1）誤字脱字はないか

（2）送信者のアドレスは間違っていないか

（3）文章は簡潔に分かりやすく記載されているか

（4）内容を第三者に見られても問題ないか

（5）送信者の会社名や部署名、氏名に間違いがないか

上記5点です。慣れないうちはチェック表を作っても良いかもしれません。

 

返信を先延ばししたい場合のメールの書き方は…

送られてきたメールは読んだものの、返信を先延ばしにしてしまうのもNGです。返事をするのに時間が掛かりそうであれば「メール受け取りました」という連絡を先にして、返事に多少時間が掛かる旨を伝えておくとスムーズですよ。

 

本文を簡略化しすぎると内容が分かりづらい…改善策は？

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あまりにも簡潔にし過ぎてしまうと相手にとっては送信者の意図が分かりづらくなってしまいます。そこで意識したいのが5W2H（いつ、どこで、誰が、何を、何故、どのように、どのくらい）です。5W2Hを意識しながら箇条書きを取り入れると、メールを受け取る側に内容が伝わりやすい文面になるので覚えておくと良いでしょう。

 

ビジネスで転送メールを送るときのポイント

転送するメールの文章に手を入れるなど、勝手な書き換えはNGです。ある意味では文章の改ざんにもなりかねない行為ですので控えましょう。もし本文の内容に間違いなどがある場合は転送文を変えるのではなく、自分の本文中にて引用し、修正をするようにしましょう。

なお自分の解釈や意見を記載する必要はありません。人数が増えると誤解も多くなりますので、転送をお願いされた文はあくまでも“そのまま”で送るのがいいでしょう。

 

メールを1通送るだけでもいろいろと考えなければなりません。相手に失礼のないようなメールを書けるようにしていきたいですね。

【参考】
※ あなたは大丈夫？マナー講師が教える「NG社外メール」4パターン
※ 知らないと恥ずかしい!? 「メールを転送するとき」のマナー4つ
※ あとで返信はダメ？おさえておきたい「ビジネスメール」のNG4つ
※ 「お世話になっております」はダメ？ビジネスメールで使いがちなNG敬語4つ
※ 「お越しになられます」もダメ!? 丁寧なつもりが失礼に…NG言葉遣い3つ
※ 丁寧な言葉遣いのつもりが…実は間違い!? ビジネスシーンでのNG敬語4つ
※ 「お帰りになられる」もダメ？つい使ってしまいがちなNGビジネス敬語
※ 『必携！ビジネスマナー』（阿部 開道） / 西東社
※ 『ビジネスマナーの基本』（浦野玲子）/新星出版社
※ 真山美雪『カンペキ！女性のビジネスマナー』（西東社）
※ 知的生活研究所『大人のマナー 敬語の便利帳―意外なことばの落とし穴』（青春出版社）
※ 西出博子（監修）『できる女性のビジネスマナー』（ナツメ社）
※ 河路勝『[新版]CD付 美しい敬語を身につける本』KADOKAWA/中経出版

 

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