何分前行動がベスト？取引先に行くときに「知っておきたいマナー」4つ

ビジネスでは、お客様をお迎えするだけではなく、自分が相手先に出向いて打ち合わせや商談を行うこともありますよね。

そんなときに押さえておきたい他社訪問のマナーがあります。

そこで今回はマナー講師である桜美月さんに、取引先に行くときに“最低限知っておきたいマナー”を紹介してもらいました。

1：訪問するときのマナー

出典: Oleksandr Nagaiets / Shutterstock

交通トラブルや予想外のハプニングがあるかもしれませんので、時間にはゆとりをもって出かけるように心がけましょう。

相手の会社に遅くても打ち合わせ開始時間の10分前には到着しておきたいものです。

ただ、30分以上前に到着してしまうのは避けたいところ。待合室がなかったり、応接室や会議室が使用できない場合がありますので、相手の迷惑にもなります。

2：受付でのマナー

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会社を訪れたらまず向かうのが受付です。

訪問した会社によって、受付がある場合と内線電話がある場合があります。

受付がある場合は、社名と名前を名乗り、いつ、誰と約束をしているかを伝えます。

内線電話がある場合は、所属部署に連絡をし、訪問を告げて指示を待ちましょう。

3：名刺交換をするときの注意点

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名刺はその人の顔であり、分身のようなものです。

折れたり汚れていないかは、お渡しする前に必ず確認しておきましょう。

担当者が部屋に入ってきたら、すぐに立ち上がり挨拶をして、初対面の人とは名刺交換をします。

名刺は、目下の者が先に渡すのが礼儀です。訪問の場合は、訪問した側が先に名刺を差し出します。

4：名刺交換の手順と手土産マナー

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名刺交換は、必ず立って相手と向き合って行います。

机やテーブル、物を越えた交換はマナー違反です。「〇〇会社の△△と申します」などと自己紹介をして会釈しながら名刺を差し出します。このときに、名刺は必ず両手を添えて差し出しましょう。

相手が名刺を差し出してきたら、会釈をしながら必ず両手を添えて受け取ります。

このときに、「頂戴いたします」などと言葉を添えると丁寧な印象を与えます。

受け取った名刺に目を通し相手の名前を声に出して「〇〇様ですね」と確認にするといいですね。

相手の名前の読み方がわからない場合は、「失礼ですが、なんとお読みすればよろしいでしょうか？」と確認しておきましょう。

手土産は、ご挨拶の後でお渡しします。

そのときに、紙袋から品物を出して相手に正面を向けて両手でお渡しし、「お口に合えばいいのですが」などと言葉を添えるといいですね。紙袋は持ち帰るのが基本です。

他社への訪問は、個人としてではなく、“会社の代表”として意識を持つことが大切です。

あなたの言動や行動が会社のイメージになるということを忘れないようにしましょう。

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